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Por el blog de Undead, publicamos algunas experiencias con herramientas clasificadas como “gestores de proyectos“, y de hecho llevo ya varios años haciendo uso de este tipo de software. He probado muchas aplicaciones, principalmente en entorno web, tanto a nivel de SaaS como soluciones open source descargables e instalables en un servidor web. Algunas me han llegado a parecer muy productivas, usándolas durante cierto tiempo, pero por unas cosas o por otras, al final siempre he tenido la sensación de que se quedaba pequeño, o no terminaba de convencerme.

¿Qué tendría que tener el gestor de proyectos perfecto? En mi opinión,

• Usuarios, roles y permisos. La mayoría implementa todo esto, pero en muchas ocasiones de forma un tanto rara. Los usuarios tendrían que poder englobarse en grupos (dirección, equipo, freelancers, colaboradores…) y en base a ello, que tuviesen ciertos permisos, para acceder a unos módulos u otros.
• Agenda. Disponer de una agenda de contactos, puede llegar a ser muy útil, para no recurrir al archivador de tarjetas, al correo…
• Wiki. Una wiki que resulte útil, pues algunos la incorporan en modo demasiado simple, o con un diseño que apenas permite encontrar algo o documentar a gusto. Además, que sea definible por proyectos, de tal manera que una persona que estuviese en el proyecto A, no puede acceder a la documentación del proyecto B.
• Proyectos. En un proyecto pueden participar usuarios de diferentes grupos, cada uno con una serie de permisos. La flexibilidad ideal sería, por ejemplo, que al subir un archivo, pudieses elegir qué grupo podría verlo o editarlo. Y disponer de otras funcionalidades como calendario, diagramas de Gantt…
• Tareas. Siguiendo el punto anterior, un buen gestor de tareas. Milestone o hitos, listas de tareas, tareas sin estar dentro de una lista, asignaciones a personas y en tiempo… De un vistazo, tener el control de lo que se está haciendo, de lo que queda por hacer, de quién está con ello…
• Ficheros. Gestión de ficheros, divididos por categorías, tags… e integración con subversion.
• Foros. Organizados por proyectos, también con un sistema de permisos / grupos / usuarios, y con alertas. Al nuevo mensaje, correo! Una moderación avanzada, también se agradecería. Borrar mensajes, editarlos, trasladarlos…
• Usabilidad / Manejo. En general, todos los gestores suelen pecar de ser algo “duros” a la vista. Los temas visuales no están nada cuidados, y la usabilidad a la hora de manejo y configuración muy pobre. Muy “1.0“. Permitir un diseño personalizable, pero con uno potente por defecto, tener los módulos bien organizados, búsquedas…
• Open Source. Para ser perfecto, tendría que ser Open Source, sencillo de instalar (sin mil instalaciones previas por consola), de configurar (GUI), y realizado bajo PHP / MySQL.

La principal limitación viene al a hora de controlar temas como manejar información para diferentes equipos / personas, de tal manera que en un mismo proyecto, puedas decidir qué documentos compartes con quién (o con qué grupo), qué mensajes son para todos o sólo para algunos… o temas como asignar tareas muy puntuales a una persona que no está dentro de un proyecto, sino en otro, pero que de forma temporal necesita acceder a algo presente en otro proyecto… Son cosas no habituales, pero cuando el equipo es muy limitado y dependes de muchos freelance o colaboradores, facilitan la organización.

Los proyectos que he ido usando /probado: dotProject, ProjectPier, Egroupware, Trac, PHPProjekt, Tikiwiki, Assembla, Clocking IT, TeamBox. Y seguro que alguno más me dejo por ahí… ;) alguna sugerencia? :P

Etiquetas: gestor, open source, project management, proyectos, Software